L’email reste le nerf de la guerre en entreprise

Malgré Teams et Slack, l’email reste le canal principal de communication professionnelle. Factures, contrats, échanges clients, devis : tout passe par email. Pourtant, la plupart des PME gèrent leurs emails de façon artisanale.

Erreur n°1 : utiliser Gmail/Yahoo en nom d’entreprise

Un email entreprise.dupont@gmail.com au lieu de contact@dupont.fr envoie un mauvais signal :

  • ❌ Image peu professionnelle auprès des clients et fournisseurs
  • ❌ Pas de contrôle sur les comptes (l’employé emporte « son » Gmail en partant)
  • ❌ Pas de sauvegarde centralisée
  • ❌ Problèmes de délivrabilité (emails qui finissent en spam)

Un email sur votre propre domaine (contact@votreentreprise.fr) coûte 6 à 12€/mois par utilisateur et change radicalement votre image.

Les solutions

Solution Prix/mois Stockage Idéal pour
Microsoft 365 Business 6-12€/user 50 Go PME qui utilisent Word/Excel
Google Workspace 7-14€/user 30 Go-2 To PME qui préfèrent l’interface Gmail
OVH Mail Pro 2-4€/user 10-50 Go TPE, budget serré
Infomaniak ~5€/user Illimité Hébergement suisse/UE, RGPD

Sécuriser vos emails

  • SPF, DKIM, DMARC : ces 3 protocoles empêchent les pirates d’envoyer des emails en votre nom. Demandez à votre prestataire de les configurer.
  • Double authentification : obligatoire sur toutes les boîtes email. Un email piraté = accès à tout (réinitialisation des comptes bancaires, etc.)
  • Anti-spam professionnel : inclus dans Microsoft 365 et Google Workspace
  • Archivage légal : certains secteurs imposent de conserver les emails pendant 5 à 10 ans

Bonnes pratiques d’organisation

  • Adresses génériques : contact@, commercial@, support@ → redirigées vers les bonnes personnes. Si un employé part, l’adresse continue de fonctionner.
  • Signature d’email professionnelle : logo, coordonnées, mentions légales. Uniformisée pour toute l’équipe.
  • Règle des 2 minutes : si la réponse prend moins de 2 minutes, répondez immédiatement. Sinon, planifiez.

FAQ

Un employé est parti et je n’ai plus accès à ses emails, que faire ?

Avec Microsoft 365 ou Google Workspace, l’administrateur peut accéder à n’importe quelle boîte email de l’entreprise, la transférer ou la convertir en boîte partagée. C’est impossible avec un Gmail personnel. C’est l’argument n°1 pour avoir des emails sur votre propre domaine dès le départ.

Pourquoi faire appel à un expert ?

L’informatique n’est plus un simple outil : c’est le système nerveux de votre entreprise. Quand il tombe, tout s’arrête. Quand il fonctionne bien, tout accélère. Un partenaire IT fiable fait la différence entre subir la technologie et en tirer un avantage compétitif.

Odyssix accompagne plus de 500 entreprises en France. Un seul interlocuteur pour toute votre informatique : cybersécurité, hébergement, réseau, téléphonie, formation. Nous parlons votre langue, pas celle des ingénieurs.

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