Le syndic de copropriété, un métier de plus en plus digital

Assemblées générales en visioconférence, extranet copropriétaires, appels de fonds dématérialisés, vote électronique : le métier de syndic s’est transformé. Mais avec ces outils viennent des responsabilités en matière de sécurité des données et de conformité RGPD.

Les données sensibles gérées par un syndic

  • Noms, adresses, téléphones de tous les copropriétaires
  • Coordonnées bancaires (prélèvements charges)
  • Situations financières (impayés, contentieux)
  • PV d’assemblées générales (décisions patrimoniales)
  • Accès aux immeubles (codes, badges, digicode)

Outils indispensables

Logiciel de gestion de copropriété

Thetrawin, ICS, Crypto, SPI : comptabilité copropriété, appels de fonds, gestion des sinistres, convocations AG.

Extranet copropriétaires

Obligation légale (loi ELAN) : les copropriétaires doivent avoir accès en ligne à leurs documents (règlement, PV d’AG, comptes). L’extranet doit être sécurisé (HTTPS, authentification).

Vote électronique en AG

Depuis la crise sanitaire, le vote en visio est courant. Outils : Voxaly, Simply Vote, ou intégré aux logiciels de gestion.

RGPD pour les syndics

  • Registre des traitements obligatoire
  • Conservation limitée : 10 ans pour les PV d’AG, 5 ans pour les pièces comptables
  • Accès restreint : chaque copropriétaire n’accède qu’à ses propres données
  • Sous-traitants encadrés (prestataires de travaux qui reçoivent l’adresse des copropriétaires)

FAQ

Un copropriétaire me demande de supprimer ses données, dois-je le faire ?

Pas entièrement. Vous avez l’obligation légale de conserver certaines données (comptabilité, PV d’AG) pendant les durées prescrites. Mais les données qui ne sont plus nécessaires (ancien copropriétaire ayant vendu depuis plus de 10 ans) doivent effectivement être supprimées. Informez le demandeur des données conservées et de la base légale.

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